Під легалізацією, як правило, розуміють процес засвідчення дійсності документа з метою його подальшого визнання у правовій системі іноземної державі таким, що має юридичну силу. 

Виникнення об’єктивної потреби в такому інституті, як легалізація, у міжнародних відносинах пов’язане в першу чергу з наявністю на міжнародній арені держав, які представляють різні правові системи, а також мають унікальні державні органи та законодавчу базу. Держави, виходячи із принципу суверенної рівності, володіють абсолютним правом визначати свій внутрішній правовий, політичний та економічний устрій. Тому недивно, що між національними юрисдикціями часто виникають розбіжності в питаннях підтвердження дійсності різного роду документів у відповідних державах. З практичного погляду доволі важко з’ясувати, чи є документ, виданий в одній державі, юридично дійсним в іншій, чи підписаний він повноважною посадовою особою або виданий належним державним органом.

Другий важливий чинник легалізації – інтенсифікація цивільних і комерційних відносин між фізичними та юридичними особами, які належать до різних юрисдикцій. Виникла потреба у створенні правового механізму, який спростив би документообіг, приватноправові відносини загалом і відносини між державними органами різних країн. Консульська легалізація виявилася дієвим способом вирішення цієї проблеми.

Незважаючи на те що легалізація є суто міжнародним явищем, не існує універсального міжнародно-правового акта, який регламентував би це питання. Як правило, визначення порядку регулювання таких відносин належить до компетенції національного законодавця і здійснюється шляхом прийняття відповідних нормативно-правових актів. В Україні такими актами є Консульський статут України та Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, прийнятий наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 р. №113. Відповідно до зазначеної Інструкції під консульською легалізацією офіційних документів розуміється процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби МЗСУ, представництв МЗС на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України. Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.
Загалом процес консульської легалізації не дуже відрізняється в різних державах. Орган або посадова особа, яка видала документ, – державний орган зовнішніх зносин – консульська служба або консульська посадова особа. Ця схема є досить типовою для обігу документа, що потребує легалізації. Здавалося б, це має значно спростити процес затвердження та визнання документів. Але насправді зазначена система виявилася неефективною через тривалість і незручність.

З метою спрощення процесу в 1961 р. в рамках Гаазької конференції з міжнародного приватного права була розроблена Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Україна підписала її 10 січня 2002 р.). Ця Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави. Для цілей цієї Конвенції офіційними документами вважаються: документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця; адміністративні документи; нотаріальні акти; офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Апостилізація в Україні

Кожна з договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, у якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, у якій документ був складений. Постановою Кабінету Міністрів «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів» від 18.01.2003 р. №61 органам державної влади надано повноваження проставляти апостиль на документах.

Отже, зазначена Конвенція значною мірою спрощує та певним чином модифікує процес легалізації офіційних документів. У світлі цього виникає питання про доречність застосування терміна «легалізація» до відносин, які регулюються цією міжнародною угодою. Більш логічним терміном можна вважати «апостилізацію».
Учасниками Конвенції є величезна кількість держав, що ставить під сумнів подальшу долю легалізації як самостійного явища. Чи означає це, що «Апостильна конвенція» в повному обсязі скасовує консульську легалізацію? З теоретичного погляду, звичайно, спрощення та прискорення процедури визнання документів відповідає інтересам як фізичних і юридичних осіб, так і державних органів, бо унеможливить затягування певних процесів як для громадян, так і для підприємств.

Але застосування апостиля в Україні ускладнює те, що зберігають чинність нормативно-правові акти, які регламентують процес консульської легалізації, хоча водночас активно використовується правило апостиля. Така паралельна дія обох груп нормативно-правових актів створює колізійні ситуації, змушуючи навіть проходити обидві процедури одразу. Органи державної влади, вважаючи, що документ буде більш «легальним», якщо матиме більше штампів та печаток і пройде максимально складні процедури з можливих, наполягають на застосуванні до документів легалізації. Особи, знаючи про існування Конвенції, проходять спрощену процедуру (апостилізацію), а потім, пред’являючи документ у державних органах України, змушені повертатись до консульських установ для проведення легалізації.

Судова практика

Судову практика з цього питання також неоднозначна. Загалом суди вірно застосовують положення Конвенції, спростовуючи вимоги сторін щодо необхідності застосування складнішої процедури визнання документів у разі участі держави в Конвенції. Хоча інколи суди своїми рішеннями визнають правомірність використання консульської легалізації на противагу проставлянню апостиля, коли стороною, що потребує визнання документа, є особи – резиденти держав – підписантів Конвенції. Так, Вищий господарський суд України, розглядаючи 21 серпня 2012 р. в касаційній інстанції спір двох господарюючих суб’єктів з приводу довіреності, наданої суду на підтвердження повноважень представників, яка була оформлена іноземним суб’єктом із застосуванням консульської легалізації, у своїй постанові зазначив, що крім легалізації до довіреності необхідно було застосувати правило апостиля: «Відповідно до ст. 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Статтею 1 Гаазької Конвенції 1961 р., що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, яка для України набрала чинності 22 грудня 2003 р., встановлено, що Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави.

Кожна з договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Для цілей цієї Конвенції під легалізацією розуміється тільки формальна процедура, що застосовується дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ має бути представлений, для посвідчення автентичності підпису, якості, у якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплено документ (ст. 2 Конвенції).

Відповідно до ст. 3 Конвенції єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису і якості, у якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення передбаченого ст. 4 апостиля компетентним органом держави, у якій документ був складений. Водночас, розглядаючи позов, поданий іноземним суб'єктом господарювання, зареєстрованим в Індії, господарські суди обох інстанцій не перевірили повноваження представників позивача за наданою суду довіреністю з урахуванням положень Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, яка набула чинності у відносинах між Індією та Україною 14 липня 2005 р.».

Така позиція суду ще більше заплутує суб’єктів господарювання, оскільки вимагає і легалізувати і апостилізувати документи на підтвердження їх достовірності. Але необхідно розуміти, що консульська легалізація не виключає апостилізації і, навпаки, апостилізація є лише спрощеним та зручнішим варіантом засвідчення документа, який може застосовуватись, якщо держава походження документа є учасницею Гаазької конвенції.

У разі непорушності такої позиції суду у справі сторони спору застосовують різні способи доказування в суді правомірності своєї позиції: надають офіційні тлумачення від консульських установ, дипломатичних представництв і переважно звертають увагу суду на положення Конвенції в контексті національного законодавства. 

Обґрунтовуючи свою позицію, насамперед слід взяти до уваги те, що нормативно-правові акти, які регламентують консульську легалізацію (Консульський статут України, Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном від 04.06.2002 р.), не можна вважати законодавчими актами. Відповідно до ч. 1 ст. 9 Конституції чинні міжнародні договори України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою, є частиною національного законодавства України. Гаазька конвенція є нормативно-правовим актом вищої сили, а отже, саме її правила мають прерогативу у відповідних правовідносинах.

***

Отже, проблема співвідношення та співіснування консульської легалізації та правила апостиля потребує вирішення насамперед на законодавчому рівні. Законодавець повинен врегулювати необхідність застосування складнішої процедури та спрощеної, аргументувати та закріпити необхідність застосування кожної з них у тому чи іншому випадку, мінімізувавши колізійні ситуації застосування кількох вимог одночасно, які створюють незручності, порушують права осіб і утруднюють прийняття рішень для органів влади.

Олексій ПУХА
керуючий партнер ЮК «Олексій Пуха і Партнери»